job specification

Apresentação do cargo:

Gerenciar os aspectos burocráticos e administrativos dos eventos, coordenando a documentação elaborando, EOs detalhados, fazendo interface entre áreas operacionais, controlando cronogramas, garantindo que todos os aspectos administrativos sejam executados com precisão e que a operação tenha todas as informações necessárias para a execução perfeita dos eventos.

Responsabilidades e atividades:

• Elaborar EOs, Event Orders completos e detalhados;
• Gerenciar documentação completa de eventos, contratos, aditivos, briefings;
• Fazer interface administrativa entre eventos e áreas operacionais, banquetes, cozinha, A&B, audiovisual;
• Coordenar cronogramas e timings de eventos;
• Elaborar plantas de montagem e layouts de salões;
• Fazer reuniões de alinhamento, pre-cons = com áreas operacionais;
• Controlar alterações e atualizações de eventos confirmados;
• Gerenciar comunicação com clientes sobre aspectos operacionais;
• Elaborar briefings detalhados para equipes operacionais;
• Controlar check-lists de preparação de eventos;
• Fazer visitas técnicas focadas em viabilidade operacional;
• Elaborar relatórios pós-evento, resumos executivos;
• Controlar rooming lists de eventos com hospedagem;
• Gerenciar logística de materiais e fornecedores extern;;s
• Fazer interface com fornecedores, audiovisual, decoração, entretenimento;
• Controlar prazos de entrega de informações;
• Elaborar manuais e guias de eventos;
• Apoiar coordenador em gestão de múltiplos eventos;
• Participar de site inspections técnicas;
• Garantir que todas as informações estejam corretas nos sistemas.

Requisitos:

• Mínimo de 2 anos de experiência em eventos ou áreas correlatas Experiência com coordenação administrativa de eventos
• Inglês avançado/fluente